Llevar las cosas por escrito es la mejor manera de organizar el tiempo y planear las actividades diarias. No se puede dejar todo a la memoria porque fácilmente se olvida y no se puede hacer seguimiento. Además, confiar del todo en un computador portátil o en un teléfono inteligente tiene sus riesgos: por culpa de un virus, una descarga eléctrica o un robo podría perderse toda la información.
Confiar en el papel es una sana costumbre, pero también hay que saber hacerlo. Anotar las citas y asuntos pendientes en papelitos que terminan regados por todos lados, es uno de los errores más comunes. Por eso la mejor opción es tener una aliada como la Agenda del Mar, que te acompaña todo el año para ayudarte a tener un buen manejo del tiempo.
De acuerdo con una encuesta realizada entre nuestros clientes, la tercera parte de ellos utilizan la Agenda del Mar como cuaderno para tomar notas. Es una forma válida de usarla y resulta especialmente práctica para los estudiantes, pero no se puede desaprovechar el verdadero propósito de la Agenda que es planear las citas, reuniones y demás actividades del día, lo cual no es exclusivo de quienes trabajan. Todas las personas, incluso los estudiantes, deberían planear sus actividades para un mejor rendimiento.
La Agenda del Mar nos sirve para…
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Tomar el control de nuestras actividades diarias
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Llevar el registro de las llamadas telefónicas y la correspondencia pendiente
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No olvidar fechas importantes como aniversarios, cumpleaños, eventos y pagos de cuentas
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Anotar los imprevistos del día
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Anotar los asuntos pendientes del día anterior
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Tener registro del trabajo realizado en caso de necesitarlo para informes
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Llevar el control del tiempo perdido
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Ganar tiempo gracias a que lo tenemos organizado
¿Cómo sacarle el máximo provecho a nuestra Agenda?
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Llévala contigo a todos lados
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Planifica, además de lo laboral y en la medida de lo razonable, los diferentes aspectos de tu vida personal, familiar y social para que no descuides ninguno de ellos y logres conciliarlos. Por ejemplo, anota tus vacaciones, el mantenimiento de tu equipo de buceo, la compra del mercado o el almuerzo familiar del fin de semana.
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Dedica unos minutos a la preparación de tu trabajo diario. Así tendrás claro lo que debes hacer y terminarás ahorrando tiempo.
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No olvides revisar tus citas. Muchas veces nos dedicamos solo a escribir, pero olvidamos lo más obvio: revisar. Conviértelo en un hábito.
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No te fijes solamente en las citas del día. Revisa las del día siguiente por si tienes que madrugar o preparar alguna documentación.
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Utiliza lapiceros de colores para clasificar tus actividades. Además de organizarte, convertirás la planeación de tus actividades en algo divertido.
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Si propones cambiar una reunión, intenta ser flexible. Propón dos o más opciones que encajen en tu agenda.
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Si te proponen cambiar una reunión, valora abiertamente con los implicados otra hora que te sirva igual o que incluso te favorezca.
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Revisa la agenda al principio al final del día. Haz una revisión más intensa al inicio de la semana y al final de la misma. Si lo consideras, dedica una hora los domingos para planificar la semana que comienza.
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Usa las páginas mensuales para planes a largo plazo.
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Asegúrate de trasladar las actividades de las páginas mensuales a las diarias, a medida que se aproximen
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Para ahorrar tiempo, trata de juntar en una misma mañana o tarde aquellas actividades que se puedan hacer en un mismo lugar o en lugares cercanos.
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Recuerda que tu Agenda del Mar tiene una parte especial al final para que tomes nota de las ideas que pueden llegar en cualquier momento.
Para administrar el tiempo con efectividad:
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Utiliza el sistema OPA:
– Objetivo: define qué es lo que quieres lograr en cada uno de los aspectos de tu vida, no solo el laboral.
– Propósito: Define el porqué quieres lograr las cosas. Busca una razón emocional que te impulse.
– Acciones: Determina las acciones que son necesarias para que puedas lograr tus objetivos.
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Pon fechas y hora a cada una de las acciones.
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Establece prioridades: esto significa decidir qué tareas se deben realizar de inmediato y cuáles se pueden dejar para después. Aprende a distinguir lo urgente de lo importante.
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Si sueles dejar todo para después, inventa límites de tiempo artificiales.
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Elimina todas las distracciones posibles: es válido pedir no ser molestado, cerrar la puerta o apagar el teléfono.
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Identifica tus horarios de mayor y menor rendimiento.
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Recuerda planificar tiempo libre.
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Despiértate unos minutos más temprano para evitar el habitual “corre corre” de las mañanas. Esto implica acostarse más temprano, así que lo mejor es apagar el televisor y desconectarse del teléfono. Al día siguiente notarás los beneficios.
